... herşey tamam, peki ya dosya ?? ...

Kalite denetimleri öncesinde hummalı bir çalışma başlar ... Hele de kalite sistemi "at gözlüğü" ile kurulmuş ve "formalite icabı" işletiliyorsa, hummalı çalışma tam bir "çalışan bezdirme politikası" haline dönüşür ...


Kalite sistemlerinin "yaşayan sistemler" olması gerektiğine ve inanılırsa - inandırılırsa, kesinlikle her sektörde uygulanabileceğine dair düşüncelerim sabittir ...


Lakin gözden kaçırılmaması gereken noktalardan bir tanesi de, "görsellik"tir ...


Uzun çalışmalar ve hatta pek çok emek içeren sistem, görsellikle süslenmez ise her daim bir adım geride kalır. Görsellikle süslenmesi, prosedürel bazda gerekliliklerin en kolay & anlaşılabilir & zevkli bir şekilde tasarlanması ile başlar, numaralandırma sistemi gibi detaylarla devam ederken, "başvuru dosyası"nın görselliğine kadar uzanır ...

İzlenebilirlik sağlanması adına gerek kalite yönetim sistemlerinde gerekse 5S'lerde kullanılan "numaralandırma" cihazları - dökümanları - bölümleri - eğitimleri ve hatta dosyaları kapsar ...

Güzellikler ve zeka, detaylarda saklıdırdan yola çıkarak; akreditasyon çalışmalarının temellerini atmış bilim insanları tarafından geliştirilen bir numaralandırma yöntemini paylaşmak isterim ...

Klasik yöntem: YYY.XX

Peki bu yöntemin sorunu? Her numaralandırmada bunu çeşitlendirmeniz gerekir. Her numaralandırma türü için farklı format gerekir ve çalışanlar her daim "ne neye aitti?" sorusunu sorar ...

Önerilen yöntem: AA.BBB.CC

Örneği ve farkı mı?
mikrobiyoloji prosedürü 005 - MB.PRO.005
mikrobiyoloji formu 001 - MB.FOR.001
mikrobiyoloji cihazı 002 - MB.CİH.002
mikrobiyoloji dosyası 003 - MB.DOS.003

Böylece her çalışan herhangi bir yerde bir numara gördüğü zaman, hem bölümünü hem de hangi türe dair bir numara olduğunu rahatlıkla bilebilecektir ...

Peki ya "başvuru dosyası?"

Unutulmaması gereken ufak bazı noktalar;

• dosyanın "kapağı cep'li" olması ve kapağına şirketin logosu ile başvuruda bulunulan sistem logosu ile dosya adının yazılması
• dosya içeriğinde döküman türlerine uygun olarak "renkli ayraç"lar kullanılması
• kullanılan ayraçların "şirket logosu" ile uyumlu olması
• dosya başında "içindekiler" olması
• dosya sırtlığının şirket adından ziyade sadece "şirket logosu"nu içermesi
• ...

Ve son bir ufak paylaşım daha ... Denetim gerçekleştirilecek toplantı odası'nda, ilgili şirkete dair tanıtım broşürlerinin bulunması ... Hatta o şirkete dair kalem - defter - notluk - takvim gibi kurumsal'ların denetçiye hazır bulundurulması ... Aynı zamanda mutlaka denetim gerçekleşecek odada "yazı tahtası"nın konumlandırılması ... Tabii sizlerin yani denetlenecek sistem yöneticilerinin kartvizitlerinin de denetim öncesinde hazır bulundurulması ...

Denetimler de "detaylarda saklı"dır  :)