... denetim ...

Denetimlerde, hele de iç denetimlerde en sık yapılan hatalardan biri: "arkadaşlıkla denetçilik ayrımının yapılamaması" 

Oysaki bu ikilem, kalite yönetim sistemlerinin içselleşmesine, farkında dahi olmadan, kalite yöneticileri tarafından vurulan en büyük darbedir. Çünkü denetimler, sistemin fotoğrafının çekilmesinden sürekli iyileşmeye katma değer sağlanmasına kadar büyük bir skalayı bünyesinde barındırır.

Denetçi olunabilmesi için öncelikle iç denetçi, sonrasında da baş denetçi eğitimlerinin alınması ve ilgili sınavlardan başarı ile geçilmesi gerekmektedir. Bu eğitimlerde de, denetçilerin soru tiplerinden denetimde sahip olunması gereken tavırlara kadar pek çok psikolojik etken de gözönüne alınarak denetçiler eğitilir.

Denetimlerde en az yapılan hatalar, denetim soru listelerinin hazırlanması ya da denetim zamanlarına uyumdur.

Denetimlerde en fazla yapılan hatalar ise, denetimin "denetim formatı"ndan çıkarılması - sohbete dönüştürülmesi ve denetim sonuçlarında somut olmayan veriler üzerinden raporlama yapılmasıdır.

Bu tarz hataların sonucunda da, denetim raporlarından ve sonrasındaki düzeltici - önleyici - geliştirici faaliyetlerden verim alınamaması kaçınılmazdır.

Denetçilerin teknik bilgisi, denetim yapılan standart bazlıdır. Ancak tüm denetçiler "somut veriler"i mutlaka kaydetmelidir. 

Özellikle firmanızda kalite yönetim sisteminin işletilmesinde ve içselleştirilmesinde sorun yaşıyorsanız, aşağıdaki detaylar sizi bir adım öne götürecektir;

• Denetimlere mutlaka hazırlanarak - ilgili süreç/bölüm/departman dahilindeki teknik uygulamalar da dahil tüm detaylara hakim olarak gidin
• Denetim öncesinde mutlaka önceki dönemlerdeki/yıllardaki/aylardaki denetim raporlarını okuyun
• Denetim öncesinde mutlaka firma genelinde geçirilmiş dış denetim raporlarının detaylarına hakim olun
• Denetim açılış toplantısını 5 dakika da sürse mutlaka yapın ve sizin denetçi sıfatınızı vurgulayın
• Denetim açılış toplantısında mutlaka denetim amacınızı ve sonuçları ne zaman raporlayacağınızı paylaşın
• Denetim sırasında mutlaka somut verileri kaydedin
• Denetim sırasında mümkün olan her durumda somut verilerinizi (dökümantasyon hariç), fotoğraflarla kanıtlanabilir kılın
• Denetim sırasında "bayan" ve "bay"lı hitaplarda bulunun
• Denetim sırasında el şakaları - fazla samimi şakalar ve özel paylaşımlardan kaçının
• Denetim sonrasında vaatte bulunduğunuz zamana kadar denetimlerini raporlayın
• Denetim sonrasında mutlaka katılımcılardan imza alın
• Denetim sonrasında tespit edilen uygunsuzluklara dair takip ve izlemede bulunun
• Denetim raporunuz da dahil, mutlaka denetim sonrasında katılımcılara teşekkür edin

Denetim, katma değer sağlaması amacı ile yapılan özel uygulamalardan biridir ... Lütfen denetçi eğitimlerinizde edindiğiniz psikolojik davranış tekniklerini gözardı etmeyiniz ... Ve denetimler sayesinde tüm firma çalışanlarını sisteme dahil edebileceğiniz "kilit" noktasını lütfen gözardı etmeyiniz ...

Verimli denetim dileklerimle ...